PPT入门教程

注：本课程所用的PPT版本以WPS Office作为例子，大部分功能与微软的PowerPoint各个版本是相通的。

一 认识界面

• 标题栏 ：标题栏位于窗口的顶部，显示当前文件的名称。这里也有用于最小化、最大化和关闭 PowerPoint 窗口的控制按钮。
• 菜单栏和功能区 （Ribbon）：菜单栏位于标题栏下方，包含一系列标签（例如“文件”、“插入”、“设计”、“动画”等），点击这些标签将展开功能区，展示相关的工具和选项。
• 幻灯片窗格 ：在 PowerPoint 的中心区域是幻灯片窗格，您在这里创建和编辑幻灯片。你可以选择不同的视图模式，例如普通视图、幻灯片排序视图和演示者视图。
• 侧边栏 ：侧边栏通常位于左侧，显示当前演示文稿的所有幻灯片缩略图，方便快速导航。
• 状态栏 ：位于窗口底部的状态栏提供了有关当前演示文稿的信息，如幻灯片数量、放映时间等，还包含一些快捷操作按钮，如放映幻灯片。

二. 文档创建与保存

2.1 新建文档

打开 PowerPoint 后，选择   文件 -> 新建 ，可以选择空白文档或模板。

快捷键：【 Ctrl + N 】（新建文档）。

2.2 保存文档

点击左上角的   文件 -> 保存 （如果是第一次保存，系统会要求你选择保存位置并命名）。

快捷键：【 Ctrl + S 】（保存）。

若要另存为一个新文件，选择   文件 -> 另存为 。

三 幻灯片添加与布局

• 添加新幻灯片 ：点击“插入”标签，然后选择“新幻灯片”。

• 选择布局 ：点击“开始”标签，然后选择“版式”来改变其设计。

• 幻灯片导航 ：点击 侧边栏 快速跳转到不同的幻灯片或者使用 功能区 的 搜索框快速查找 功能。

四 插入文字

PPT不像Word，打开便可以输入文字。PPT输入文字要通过添加文本框输入内容实现。

4.1 文本框

• 文本框 ：点击“ 插入 ”标签，然后选择“ 文本框 ”。

• 字体和段落 ：在“开始”标签中，您可以找到文本格式化选项。

4.2 设置字体和字号

• 标题字体：微软雅黑、黑体
• 正文字体：微软雅黑
• 字号：字号一般要看用的场景，一般以看得清晰为准

做报告、传阅 使用，则整体可以用小点的字号，建议标题40，正文14。   做汇报，上台展示 用，整体则需要用大字号，建议标题60，正文24

五 插入图片

5.1 图片导入

图片一般是拖拽进入PPT工作台界面即可。当然也可以通过顶部菜单栏插入图片实现。

• 图片和视频 ：点击“插入”标签，选择“图片”或“视频”。

• 图表和表格 ：也是在“插入”标签下。

5.2 裁剪、添加阴影和组合

• 裁剪：图片添加到PPT后，发现长度过长，或者高度过高，可以通过裁剪对图片进行切割。

点击图片，顶部菜单栏出现【图片工具】，点击下方【裁剪】。

• 添加阴影：当图片和背景的颜色过于接近，有时候就会看不清楚，这个时候就可以添加阴影把图片的边缘凸显出来。

点击你要添加阴影的内容，选择【格式】-【形状效果】

• 组合：也是图片一个常用的功能。组合功能可以把不同的形状（包括文本框）组合成一个整体。在需要对多个图片进行同时进行批量操作，如移动、放大等的时候则非常方便。

选择要组合的内容（两个以上），点击【合并形状】-【组合】。 快捷键：【 CTRL+G 】（组合）

六 添加背景

6.1 设置背景

在PPT工作台 侧边栏 界面中点击右键，选择【设置背景格式】，在右边选择【图片或纹理填充】，在下方选择【插入】即可插入一张图。

点击【应用到全部】，便可以将背景应用到PPT的剩余部分的幻灯片中。

6.2 幻灯片的母版

如果图片要稍做调整，就会发现调起来挺困难，右侧的菜单栏提供的也是图片的拉伸功能，没有位置调整功能，调起来也不方便，幻灯片的母版功能就能解决此类问题。母版是幻灯片自定义版式的功能，事实上很多PPT模板也是通过母版制作的，这里仅做添加背景的用法介绍。

点击视图，选择幻灯片母版

七 插入形状

很多精美的PPT模板，都有运用大量的形状进行组合。形状的运用非常灵活，是PPT进阶必修技能。

那形状怎么插入呢？这里以如何用形状做一个简单PPT封面，举例说明。

• 点击【插入】-【形状】

八 改变页面大小

PPT是否能全屏取决于页面显示比例。一般来说，最常见的PPT画面比例为4:3（就是默认打开的比例），这也是因为旧一代的显示屏也是4:3比例，可以满屏显示。但随着现在16:9比例的屏幕越来越多，在16:9屏上展示4:3比例的PPT，画面两边则会出现黑边，不仅不好看，画面也会显得拥挤。怎么调整呢？

• 点击【设计】-【幻灯片大小】

注意：选择16：9后，工作台背景会拉长，需要对内容适当做些调整。可以在制作之前根据最终展示的场景来提前调整。不然画面变大或变小后，所有的PPT页面都可能会出现位置错乱的问题，调整起来会很麻烦。

九 动画过渡

9.1 设置动画

PPT最大的特点就在于动画。讲解问题、汇报的时候，动画不仅可以使原本晦涩的文字讲解变成生动易懂的演示，也可以一定程度上让观众对内容产生兴趣，这也是PPT非常适用演示场景的原因。举一个最常见的例子，老师在讲解习题的时候，往往是希望先讲完习题，再出来答案，运用简单的“淡出”动效就可以实现这个效果。

看似复杂的PPT动画，实现起来其实就是两个过程：

• 1.给某一个内容加动效
• 2.调整内容动效的方式及先后顺序

这里暂时不涉及复杂的动效，我们回到最初的问题：如何让内容一个个出现？以开头的习题作为例子：

• 第一步，分别给这3个内容加一个淡出的动效：【动画】-【添加动画】
• 第二步，调整动效的方式及先后顺序：如果想要这三个内容，点一下鼠标出来一个，则3个的动效都选择“单击开始”。

上图动画例子选择的效果为：

• 图片和问题同时自动出来：选择“从上一项开始”
• 答案点击鼠标才出来：选择“单击开始”

动画运用的方式还有很多，建议大家先把最基本的掌握。

9.2 全拼显示

想要PPT全屏播放显示，共有3种方式。

• 方式一，屏幕右下角，选择幻灯片放映：从当前的幻灯片开始播放
• 方式二，快捷键 F5 ，会从幻灯片最开始播放。【 Shift + F5 】，会从当前幻灯片开始播放。
• 方式三，顶部菜单栏【幻灯片放映】，根据需要选择【从头开始】或者【从当前幻灯片开始】

9.3 页面切换

画面的切换动效和动画特效类似，不同的是前者作用于页面内，后者作用于切换画面的时候。

• 点击【切换】，点击应用到全部，可以批量添加页面切换效果：

页面切换不是必需要设置的选项。设置的目的是为了在页面切换的时候看起来比较自然，也是给演讲的时候增加一些转场。但是如果仅仅只做传阅资料的PPT，包括像汇报类型的PPT，以及一些比较严肃的汇报场合，添加切换效果就不太合适。如果想添加，尽量选择如淡入/淡出或者推进这样的动效。

9.4 显示备注

PPT工作台下方是可以增加备注的，目的是在放映幻灯片时，为演讲者提供一些讲稿提示。

演讲者视图只有演示者的电脑看得到，放映的显示大屏是看不到的，也就是说，这个视图需要电脑连接一个以上显示屏的时候才能使用，而且还可以看到接下来幻灯片的预览，对于演示场景十分友好。

• 点击【幻灯片放映】-【使用演讲者视图】

十 插入图表

图表也是PPT常用的功能。除了常见的柱形图、折线图、饼图，还支持散点图、气泡图、雷达图等。版本越新支持的图表和功能越多，

• 点击【插入】-【图表】

插入折线图后，修改数据即可。

最常用的三个图表

• 折线图：多用来表示数据的趋势、走向，如月营收趋势
• 柱形图：多用来表示数量对比，如周访客人数
• 饼图：一般用来表示数量占比，如访客来源

PPT也可以直接插入表格：

建议用来展示比较简单的表格，需要用到各种合并单元格的，还是用更专业的excel更方便。

十一 插入流程图

SmartArt是强大但常被新手忽视的功能，流程图只是其应用之一。SmartArt能自动生成样式模板，适用于展示具有联结关系的内容，如流程、循环、层次结构等。

• 点击【插入】-【SmartArt】

举个例子，在拆解一个任务的时候，任务需要分为3个步骤，用流程图来表示就非常方便：

类似的还有用来表示观点的总分结构（或者组织结构）：

通过SmartArt，用户只需填充内容，即可快速创建专业美观的布局，省去了手动设计样式的繁琐步骤。掌握SmartArt功能，将极大提升文档制作效率和视觉效果。